Handige tools binnen het intranet: zo maak je er optimaal gebruik van
Een intranet is voor veel organisaties hét centrale punt voor communicatie, samenwerking en het delen van informatie. Steeds vaker kiezen bedrijven hierbij voor Microsoft SharePoint. Dit platform biedt handige functies om een intranet aantrekkelijk én functioneel in te richten. In deze blog zetten we de belangrijkste functionaliteiten op een rij die het werken binnen intranet gemakkelijker, efficiënter en leuker maken.
Wat is een intranet?
Een intranet is een interne digitale omgeving, toegankelijk via de browser of via Microsoft Teams. Het is bedoeld als centraal platform voor documenten, nieuws, procedures en tools. Door overzicht te creëren, verhoogt het de productiviteit en verbetert het de samenwerking tussen collega’s.
In sommige gevallen wordt ook een extranet gebruikt voor externe partijen. Hierbij worden alleen specifieke pagina’s gedeeld, bijvoorbeeld voor nieuwsberichten of informatie-uitwisseling met partners.
SharePoint: de basis voor een intranet
Voor het opzetten van een intranet binnen SharePoint wordt gebruikgemaakt van communicatiesites.
• Een communicatiesite is gericht op het delen van informatie, zoals nieuws en algemene documenten.
• Een teamsite is vooral bedoeld voor samenwerking, bijvoorbeeld bij het bewerken van documenten of het bijhouden van taken.
Microsoft biedt diverse sjablonen (templates) voor communicatiesites, waarmee snel een intranet ingericht kan worden.
Handige tools en webonderdelen
1. Nieuws en communicatie centraal in het intranet
Een intranet is dé plek om organisatiebreed nieuws te delen. Denk aan updates over projecten, interne successen of aankondigingen van bedrijfsuitjes. Door nieuwsberichten visueel aantrekkelijk te presenteren met foto’s en video’s, blijft iedereen op de hoogte en vergroot je de betrokkenheid.
2. Snelkoppelingen naar belangrijke informatie
Met snelkoppelingen kun je medewerkers direct toegang geven tot veelgebruikte documenten, interne pagina’s of andere systemen zoals AFAS of HR-portalen. Je kunt deze koppelingen ook toewijzen aan specifieke afdelingen of doelgroepen. Zo ziet bijvoorbeeld de helpdesk alleen de voor hen relevante links.
3. Hero-webonderdeel
Dit is een webonderdeel in SharePoint waarmee je visuele blokken kunt plaatsen. Denk hierbij aan foto’s, video’s of belangrijke links en documenten die uitgelicht moeten worden.
4. Documentbibliotheek
De documentbibliotheek in SharePoint is ideaal om belangrijke bedrijfsdocumenten te ordenen. Door een duidelijke mappenstructuur en het tonen van geselecteerde mappen op intranetpagina’s, voorkom je een digitale wirwar en vinden medewerkers sneller de informatie die ze nodig hebben.
5. Sharepointmodules in het intranet
Met Sharepointmodules kan je een persoonlijke touch aan je intranet toevoegen. Met ons Smoelenboek zien medewerkers eenvoudig wie hun collega’s zijn, inclusief functie en contactgegevens. Je kan ook verjaardagen toevoegen om de interactie en betrokkenhoud onder collega’s te vergroten. Wil je meer weten over deze en andere handige modules voor jouw intranet? Bezoek dan onze website: SharePoint modules.
6. Evenementenkalender en Outlook-integratie
Toekomstige evenementen kunnen op intranetpagina’s worden uitgelicht en direct worden gekoppeld aan de Outlook-agenda. Zo zijn bedrijfsactiviteiten, trainingen of feestdagen voor iedereen inzichtelijk en makkelijk toe te voegen aan de eigen planning.
7. Interactieve onderdelen
Met een gesprekken-webonderdeel kunnen collega’s eenvoudig berichten plaatsen en op elkaar reageren. Handig voor praktische dingen, zoals: “Ik kan morgen niet met de auto naar kantoor. Wie kan me meenemen?” Zo ontstaat er meer interactie tussen collega’s.
8. Maatwerk via SharePoint Framework
Voor specifieke wensen kan gebruik worden gemaakt van het SharePoint Framework (SPFx). Hiermee kunnen op maat gemaakte webonderdelen worden ontwikkeld, bijvoorbeeld wanneer standaardopties niet toereikend zijn.