Tips om efficiënt te vergaderen in Teams
(Deel 1)
Ondertussen werken we alweer een 1,5 jaar thuis en zien we dat vergaderen op afstand ook na de coronacrisis zal door blijven gaan. Zo hoef je nu niet meer twee uren te rijden voor een vergadering van bijvoorbeeld een half uur. Vergaderen op afstand kan veel tijd besparen en daarom geven wij van Puur ICT de komende weken tips om efficiënt te vergaderen in Teams. Hieronder volgen de eerste tips.
Soort Teams vergaderingen
Allereerst moeten we opmerken dat er onderscheid te maken valt in de soort vergaderingen. Denk hierbij aan:
- Besluitvergaderingen
- Team overleggen
- Project voorgang
Met iedere type vergadering komen andere aandachtspunten naar voren. De manier van vergaderen is verschillend. Hieronder geven we in ieder geval een aantal tips die in meer of mindere mate handig kunnen zijn voor het type overleg. Voordeel van Teams is dat het flexibel is en daardoor voor elke type vergadering op maat is in te richten.
Opzetten van een Team
Probeer een duidelijke structuur neer te zetten die consistent is voor de hele organisatie. Als elk Team voor vergaderingen dezelfde basis structuur heeft weet je als gebruiker waar jij je informatie moet vinden. Een vaste structuur kun je afdwingen met een aanvraag systeem met sjablonen voor teams. Als voorbeeld kun je hier onze Site Aanvraag Module zien.
Een voorbeeld van een tabindeling is:
Agendapunten – Actiepunten – Ingebrachte stukken – Besluiten – Notulen – Whiteboard
Planning
Plan je vergadering vanuit Teams in plaats vanuit Outlook; hiermee kun je direct een Team selecteren en het kanaal wat bij de vergadering hoort. Het grote voordeel hiervan is dat je chathistorie en eventuele stukken direct bij het juiste Team wordt opgeslagen.
Een belangrijk aandachtspunt hierbij is dat dit alleen met personen in de organisatie goed werkt. Chat is niet beschikbaar voor gasten in een kanaalvergadering.
Agendapunten
Het agenderen van ingebrachte punten en het vaststellen van een vaste agenda kun je heel goed faciliteren door gebruik te maken van een lijst.
Teams tip nodig?
In ons volgende blog lees je meer over het omgaan met actiepunten, het maken van notulen en tot slot het annoteren van ingebrachte stukken. Heb je een andere vraag omtrent Teams? Stel ze ons gerust!