Optimalisatie van IT-beheer en moderne samenwerking bij Team Freight Forwarding B.V.
Team Freight Forwarding B.V. (TFF), gevestigd in Joure en Schiphol, is een toonaangevende logistieke dienstverlener sinds 2014. Met een breed scala aan transportdiensten, waaronder luchtvracht, wegtransport, zeevracht en treintransport, biedt TFF op maat gemaakte logistieke oplossingen. Het bedrijf staat bekend om hun gebruiksvriendelijke verzendportal TFF Xpress en hun 24/7 service, waarmee ze klanten proactief ondersteunen in het verzenden en beheren van zendingen.
Om de groeiende mobiliteit van medewerkers en de vraag naar een moderne, veilige IT-omgeving het hoofd te bieden, werkte TFF samen met Puur ICT aan drie belangrijke projecten: een migratie naar Microsoft 365 (M365), de implementatie van Microsoft Intune voor efficiënt IT-apparaatbeheer en de invoering van Teams Telefonie.
Uitdaging 1: Modernisering van de werkomgeving
TFF gebruikte een verouderde lokale IT-infrastructuur, bestaande uit servers en NAS-opslag. Dit beperkte de samenwerking en flexibiliteit, vooral bij het werken op afstand. Er was behoefte aan een schaalbare, cloud gebaseerde oplossing die beter aansloot op de groei van het bedrijf en de mobiliteit van medewerkers.
De oplossing: Migratie naar Microsoft 365
Puur ICT begeleidde TFF in een stapsgewijs migratietraject:
Fase 1: Analyse en planvorming
Samen met TFF inventariseerde Puur ICT de bestaande IT-omgeving. En stelde zij een plan op voor de inrichting van SharePoint Online, OneDrive en Microsoft Teams. Het betrekken van TFF bij deze fase zorgde voor een gedeeld eigenaarschap en duidelijk inzicht in de mogelijkheden van M365.
Fase 2: SharePoint-inrichting
SharePoint werd ingericht als centrale samenwerkingshub. Verschillende sites werden gecreëerd, en rechtenstructuren werden nauwkeurig ingesteld om informatie veilig te beheren.
Fase 3: Migratie en livegang
Documenten, mappen en persoonlijke bestanden werden zorgvuldig gemigreerd naar de nieuwe omgeving. Met een pré-stage migratie werd alles getest, gevolgd door een final-stage migratie tijdens het weekend. Op maandagochtend was de livegang compleet, waardoor de overstap soepel verliep.
Het resultaat:
Met de overstap naar M365 beschikt TFF nu over een moderne, flexibele werkomgeving. Medewerkers kunnen vanaf elke locatie effectief samenwerken, terwijl SharePoint en OneDrive zorgen voor een gestroomlijnd documentbeheer.
Uitdaging 2: Efficiënt IT-apparaatbeheer
Met medewerkers op verschillende locaties en een mix van bedrijfs- en privéapparaten, werd het beheer van devices steeds tijdrovender. De IT-afdeling had moeite om apparaten en bedrijfsgegevens effectief te beheren en beveiligen, terwijl de mobiliteit van medewerkers toenam.
De oplossing: Microsoft Intune
Na gesprekken te hebben gevoerd met Wessel van Puur ICT, is besloten om Microsoft Intune in te zetten om daarmee de apparaten effectief te beheren. Team Freight Forwarding en Puur ICT hebben een gestructureerd traject uitgestippeld om Intune voor hun Windows-apparaten te implementeren. Voordat de implementatie startte zijn eerst van alle devices een back-up gemaakt. Vervolgens zijn deze opnieuw geïnstalleerd met het Intune-profiel. Dit zorgde voor een schone start en optimale configuratie.
Hieronder een beschrijving van de twee fases die zijn doorlopen.
Fase 1: Geautomatiseerd Inrichten
Puur ICT heeft Intune ingericht volgens de best practices, zodat Team Freight Forwarding kon profiteren van een robuuste en geautomatiseerde oplossing.
Fase 2: Uitrol en Ondersteuning
Na de succesvolle inrichting volgde de uitrol van Intune op de locaties van Team Freight Forwarding. tijdens de uitrol was er een medewerker van Puur ICT aanwezig om de overstap te begeleiden en meteen eventuele vragen te kunnen beantwoorden.
Het resultaat:
Dankzij de implementatie van Microsoft Intune is er bij Team Freight Forwarding nu een efficiënt centraal beheer van de IT-apparaten én IT-gebruikers. Het is nu mogelijk dat de IT-afdeling apparaten op afstand kan beveiligen en kan updaten, zonder veel handmatige inzet. Bovendien biedt Intune verbeterde gegevensbescherming, waardoor de organisatie voldoet aan de geldende compliance vereisten.
Uitdaging 3: Verbeterde telefonieoplossing
Naast de modernisering van de IT-omgeving en het apparaatbeheer, wilde TFF ook de telefonie-infrastructuur vernieuwen. De bestaande telefonieoplossing was beperkt in functionaliteit en bood geen naadloze integratie met de nieuwe cloudomgeving. De behoefte aan een flexibele, schaalbare en geïntegreerde communicatietool werd steeds groter.
De oplossing: Implementatie van Teams Telefonie
Samen met Puur ICT werd Microsoft Teams Telefonie geïmplementeerd als de nieuwe telefonieoplossing binnen de organisatie. Dit proces omvatte:
- Integratie met Microsoft 365
Teams Telefonie werd volledig geïntegreerd met de bestaande Microsoft 365-omgeving, waardoor medewerkers via één platform kunnen bellen, chatten en vergaderen. - Portering van bestaande telefoonnummers
Alle bestaande telefoonnummers werden overgezet naar Teams, zodat klanten en partners zonder onderbreking contact konden blijven opnemen. - Gebruikersondersteuning en adoptie
Puur ICT zorgde voor een soepele overgang met duidelijke instructies en begeleiding, zodat medewerkers snel vertrouwd raakten met de nieuwe telefonieoplossing.
Het resultaat:
Met Microsoft Teams Telefonie beschikt TFF nu over een volledig geïntegreerde communicatieoplossing. Medewerkers kunnen eenvoudig bellen vanuit Teams, ongeacht waar ze zich bevinden. Dit zorgt voor een efficiëntere interne en externe communicatie en past perfect bij de flexibele werkomgeving die TFF nastreeft.
Conclusie: Een toekomstbestendige IT-omgeving
Door de succesvolle migratie naar Microsoft 365, de implementatie van Microsoft Intune en de uitrol van Microsoft Teams Telefonie heeft Team Freight Forwarding B.V. een grote stap gezet in het moderniseren van hun IT-omgeving. Samenwerking, productiviteit en communicatie zijn verbeterd, terwijl het apparaatbeheer efficiënter en veiliger is geworden.
De nauwe samenwerking met Puur ICT was hierbij van cruciaal belang. Door duidelijke communicatie en persoonlijke ondersteuning heeft TFF het maximale uit deze trajecten kunnen halen. Puur ICT blijft als vertrouwde IT-partner betrokken om TFF verder te ondersteunen in hun digitale transformatie.
