5 Praktische tips voor efficiënt werken met Microsoft tools
Een tijd geleden deelden we in één van onze Webinars van Puur 365 Live, vijf praktische tips om efficiënter te werken met Microsoft tools. We hebben de belangrijkst punten die tijdens het Webinar werden besproken voor je op een rijtje gezet.
1. Planningspeiling in Outlook
Een van de grootste frustraties bij het plannen van vergaderingen is het vinden van een geschikte tijd voor alle deelnemers. Microsoft biedt hiervoor een handige oplossing: de planningspeiling in Outlook. Hiermee kun je eenvoudig meerdere tijdstippen voorstellen en deelnemers laten stemmen op hun voorkeur. Dit bespaart tijd en voorkomt eindeloos heen en weer mailen.
2. Overzicht behouden in vergaderingen
Binnen Microsoft Teams zijn er verschillende tools om het overzicht te behouden tijdens vergaderingen. Een handige functie is de vergaderknop, waarmee je snel toegang hebt tot al je vergaderingen, zowel toekomstige als afgelopen. Dit maakt het eenvoudig om notities en opnames terug te vinden en zorgt ervoor dat je altijd goed voorbereid bent.
3. Praktische vergadertips binnen Teams
Tijdens het Webinar werden ook enkele praktische tips voor vergaderen binnen Teams gedeeld:
Ruisonderdrukking: Deze functie helpt om achtergrondgeluiden te minimaliseren, wat vooral handig is in rumoerige omgevingen.
Transcriptie: Door gebruik te maken van de transcriptiefunctie kun je vergaderingen automatisch laten notuleren, wat het terugvinden van besproken punten vergemakkelijkt.
Filters en Achtergronden: Gebruik filters en aangepaste achtergronden om jezelf beter in beeld te brengen tijdens videovergaderingen.
4. Verborgen knoppen binnen Teams
Er zijn verschillende verborgen functies binnen Teams die je workflow kunnen verbeteren:
Chats en Kanalen Vastpinnen: Pin belangrijke chats en kanalen bovenaan voor snelle toegang.
Berichten Markeren als Ongelezen: Markeer berichten als ongelezen om ze later gemakkelijk terug te vinden en te beantwoorden.
5. Ontwikkelingen rondom Copilot
Copilot, de AI-assistent van Microsoft, biedt steeds meer mogelijkheden om je werk te ondersteunen. Sinds april 2024 is Copilot ook beschikbaar in het Nederlands, wat veel gebruikers enthousiast maakte. Hoewel de verwachtingen soms hooggespannen waren, is er geen reden tot teleurstelling. Door Copilot regelmatig te gebruiken, zul je merken dat de ontwikkelingen voortdurend verbeteren. Copilot leert snel en past zich dagelijks aan.
Het creëren van krachtige prompts is cruciaal bij het gebruik van Copilot. Hier zijn enkele tips:
- Maak je prompt specifiek en relevant.
- Gebruik trefwoorden die je in het resultaat wilt terugzien.
- Controleer altijd het resultaat.
Copilot biedt zelf ook tips voor het opstellen van effectieve prompts. Bijvoorbeeld, Copilot kan een samenvatting maken van een getranscribeerde vergadering of een presentatie opstellen op basis van een opgegeven bestand.
Microsoft stelt daarnaast veel cursusmateriaal beschikbaar. Geef aan wat voor gebruiker je bent en bekijk welk materiaal beschikbaar is.
Onthoud dat Copilot continu in ontwikkeling is en steeds beter wordt in het samenvatten van vergaderingen en het genereren van documenten. Gebruik Copilot regelmatig en geef feedback, zodat de tool zich blijft verbeteren.
Conclusie
Het Webinar bood waardevolle inzichten en praktische tips om efficiënter te werken met Microsoft tools. Door gebruik te maken van functies zoals de planningspeiling in Outlook, ruisonderdrukking in Teams en de AI-mogelijkheden van Copilot, kun je je werkdag een stuk productiever maken. Webinar gemist? Bekijk de Webinar hier terug.