3 praktische Microsoft 365-tips die direct zorgen voor meer grip, veiligheid en rust
Veel organisaties denken bij IT-verbeteringen direct aan grote projecten, lange implementaties en flinke investeringen. Maar juist de kleine verbeteringen maken vaak het grootste verschil. Ze zorgen voor meer overzicht, minder risico’s en een werkomgeving die beter ondersteunt in plaats van afleidt.
Tijdens de webinar Puur 365 Live | Praktische IT tips die je vandaag nog toepast, liet Dennis Corman zien hoe je met drie eenvoudige tips meer structuur, veiligheid en grip uit Microsoft 365 haalt. Geen ingewikkelde trajecten, maar praktische verbeteringen waar je vandaag nog mee kunt beginnen.
Voor organisaties die streven naar continuïteit, voorspelbaarheid en een stabiele digitale werkomgeving, zijn dit waardevolle eerste stappen.
Slimmer werken begint met kleine verbeteringen
Wanneer IT goed werkt, valt het nauwelijks op. Medewerkers vinden documenten snel terug, systemen zijn veilig ingericht en processen verlopen soepel.
Toch zien we in de praktijk dat veel organisaties vooral reageren wanneer problemen ontstaan. Terwijl een aantal relatief eenvoudige optimalisaties juist kunnen voorkomen dat medewerkers tijd verliezen, belangrijke informatie zoekraakt of beveiligingsrisico’s ontstaan.
Wat kun je vandaag al doen?
✅ Kijk of documentbibliotheken baat hebben bij metadata.
✅ Controleer de Secure Score van je Microsoft 365-omgeving.
✅ Onderzoek welke Baseline Security-instellingen nog niet zijn geactiveerd.
✅ Maak een plan om deze verbeteringen stap voor stap door te voeren.
Tip 1: Breng structuur aan met metadata in SharePoint
Veel organisaties slaan duizenden documenten op in SharePoint. Maar na verloop van tijd wordt het steeds lastiger om snel de juiste informatie terug te vinden. Metadata biedt hiervoor een eenvoudige oplossing.
Metadata bestaat uit extra informatie die je toevoegt aan documenten. Denk bijvoorbeeld aan:
- Status (Concept, In behandeling, Definitief)
- Klantnummer
- Projectnummer
- Afdeling
- Documenttype
Door documenten te voorzien van metadata ontstaat er meer overzicht binnen documentbibliotheken.
Wat levert meta data op?
Klein beginnen is vaak het meest effectief
Een veelvoorkomende misvatting is dat metadata direct organisatiebreed moet worden ingericht. Dat hoeft niet. Begin bijvoorbeeld met één SharePoint-bibliotheek en voeg een eenvoudige statuskolom toe. Zo ervaren medewerkers direct de voordelen zonder dat er een groot project nodig is.
Tip 2: Gebruik Microsoft Secure Score als graadmeter voor je beveiliging
Cybersecurity staat hoog op de agenda van vrijwel iedere organisatie. Toch blijft het vaak lastig om te bepalen waar je precies staat.
Microsoft biedt hiervoor een praktische tool: Secure Score.
Deze score geeft inzicht in hoe goed je Microsoft 365-omgeving is beveiligd op basis van de ingestelde beveiligingsmaatregelen. Microsoft vergelijkt hierbij jouw omgeving met aanbevolen beveiligingsinstellingen en laat zien waar verbeteringen mogelijk zijn.
Waarom Secure Score interessant is voor management?
Als organisatie wil je niet verrast worden door beveiligingsincidenten.
Secure Score helpt om:
- Zwakke plekken zichtbaar te maken.
- Prioriteiten te stellen.
- Beveiligingsmaatregelen stapsgewijs te verbeteren.
- Inzicht te krijgen in risico’s zonder technische diepgang.
In plaats van direct tientallen verbeteringen tegelijk door te voeren, kun je eenvoudig beginnen met één aanbeveling die veel impact heeft. Zo ontstaat een beheersbare aanpak die past bij de dagelijkse praktijk.
Veiligheid hoeft geen groot project te zijn
Veel organisaties denken dat beveiliging altijd complexe trajecten vereist. De praktijk laat vaak iets anders zien. Door regelmatig naar de Secure Score te kijken en kleine verbeteringen door te voeren, ontstaat op termijn een veel veiligere omgeving zonder grote verstoringen van de dagelijkse werkzaamheden.
Dat maakt beveiliging een continu proces in plaats van een jaarlijks project.
-> Lees ook: Cyberbeveiligingswet in laatste fase: is jouw organisatie er klaar voor?
Tip 3: Activeer een sterke basis met Baseline Security
Naast de Secure Score biedt Microsoft nog een andere interessante mogelijkheid: Baseline Security.
Dit is een verzameling aanbevolen beveiligingsinstellingen die Microsoft heeft samengesteld op basis van veelvoorkomende risico’s.
Zie het als een veiligheidsnet voor organisaties die hun Microsoft 365-omgeving beter willen beschermen.
Wat zijn de voordelen van Baseline Security?
Met Baseline Security voorkom je dat belangrijke basismaatregelen worden vergeten. Denk bijvoorbeeld aan:
- Veilige authenticatie
- Het blokkeren van verouderde protocollen
- Extra bescherming van gebruikersaccounts
- Beperken van onnodige risico’s binnen SharePoint en OneDrive
Het mooie hiervan is dat je niet alles in één keer hoeft te activeren.
Sterker nog: het is verstandig om eerst te bekijken welke instellingen relevant zijn voor jouw organisatie en deze gecontroleerd door te voeren. Zo behoud je controle over de impact op gebruikers.
Continu verbeteren levert meer op dan één grote verandering
De rode draad in deze webinar was duidelijk: IT verbeteren hoeft niet ingewikkeld te zijn.
Door stap voor stap te werken aan structuur, veiligheid en inzicht ontstaat er een stabielere digitale werkomgeving die medewerkers ondersteunt én risico’s verkleint.
Kleine verbeteringen van vandaag kunnen grote problemen van morgen voorkomen. En juist dat zorgt voor rust, continuïteit en voorspelbaarheid binnen de organisatie.
Wij helpen organisaties dagelijks met het slimmer, veiliger en efficiënter inzetten van Microsoft 365.
Wil je weten waar binnen jouw Microsoft 365-omgeving de grootste verbeterkansen liggen? We kijken bij Puur ICT graag met je mee!
Dennis Corman
Puur ICT | De Microsoft 365 specialist uit het NoordenFAQ
Wat is metadata in SharePoint?
Metadata is extra informatie die aan documenten wordt toegevoegd, zoals een status, klantnummer of projectnummer. Hierdoor worden documenten makkelijker teruggevonden en beter georganiseerd.
Is metadata interessant voor Microsoft Copilot?
Ja. Metadata helpt AI-oplossingen zoals Microsoft Copilot om documenten beter te categoriseren en relevante informatie sneller te vinden.
Wat is Microsoft Secure Score?
Microsoft Secure Score is een beveiligingsscore die inzicht geeft in de beveiligingsstatus van je Microsoft 365-omgeving en concrete verbeterpunten laat zien.
Welke Secure Score is goed?
Dat verschilt per organisatie. In de webinar werd aangegeven dat organisaties vaak richting de 70% of hoger willen groeien om een goede basis neer te zetten.
Wat is Baseline Security?
Baseline Security bestaat uit door Microsoft aanbevolen basisbeveiligingsinstellingen die veelvoorkomende risico’s helpen verminderen.
Moet ik alle beveiligingsmaatregelen direct activeren?
Nee. Het is vaak verstandiger om verbeteringen stapsgewijs door te voeren, zodat de impact op gebruikers beheersbaar blijft en eventuele gevolgen goed kunnen worden gemonitord.