Projectbeheer in Microsoft 365
Door de jaren heen hebben veel klanten ons de vraag gesteld: ‘Kunnen jullie ons helpen bij het beheren van onze projecten?’. Zeker voor het MKB of stichtingen is er niet standaard een module binnen pakketten die zij al gebruiken om ook het beheer van de projecten in te regelen.
Als er geen tool voor het beheren van projecten is, dan kan dit uitdagingen opleveren. Vanuit het management of de projectleiders is geen goed overzicht is van de lopende projecten. Hierdoor is er geen stuurinformatie beschikbaar om belangrijke keuzes op te baseren.
Daarnaast is er geen goede invulling voor bijvoorbeeld het bijhouden van taken, het eenvoudig hanteren van een standaard werkwijze en de communicatie. Communicatie verloopt vaak nog via email en dit kan heel onoverzichtelijk worden. De collega’s die aan deze projecten werken hebben hier last van en kunnen niet efficiënt werken.
Meerdere klanten hebben we ondertussen geholpen met een projectenbeheer systeem. In deze blog kom je meer te weten over hoe een projectenbeheer systeem werkt en wat het je kan bieden als organisatie.
Hoe het ook kan
Onze oplossing werkt met een combinatie van Power Apps, Power Automate, Teams, SharePoint, Planner en onze eigen Teams Professor.
Power Apps – hiermee creëren wij een applicatie waarmee het personeel alle gegevens rondom het project kunnen bijhouden
Power Automate – hiermee kunnen wij allerhande processen automatiseren om efficiënt te kunnen werken
Teams, SharePoint en Planner – voor elk project wordt een team klaargezet met een SharePoint site en een Planner bord met standaard taken
Teams Professor – met onze eigen tool kunnen wij de team, SharePoint site en planborden automatisch uitrollen
Hieronder zie je een screenshot van de Power App. Met Power Apps is het mogelijk om eenvoudig aanpassingen te doen aan het formulier door velden weg te halen, te hernoemen of toe te voegen. Ook is slimmigheid mogelijk in de vorm van velden wel of niet zichtbaar of verplicht maken.
Wanneer er een nieuw project wordt aangemaakt wordt er automatisch een team aangemaakt met een vaste mappenstructuur en een planbord. Ook is het mogelijk om instellingen van het team of de groep aan te passen.
Op deze manier heeft het personeel een overzicht met alle projecten. Dit is handig voor stuurinformatie voor de projectleiders en het management. De projectleden kunnen via het team samenwerken. Het planbord geeft hen de tools om de taken te verdelen en de voortgang bij te houden.
Direct een team klaarzetten in Teams
De projectenbeheer in Power Apps of Dynamics gaat uitstekend samen met Teams Professor. Een tool die wij ontwikkeld hebben die op een gestandaardiseerde manier Teams en SharePoint sites kan uitrollen. Via een sjabloon zorgt Teams Professor ervoor dat er een nieuwe team klaar staat met een mappenstructuur, een Planner bord die al gevuld is met allerlei taken of andere onderdelen binnen Teams die jullie gebruiken. Naast deze opzet kunnen ook allerlei instellingen in SharePoint, Teams en van de groep ingesteld worden. Handig voor de IT-beheerders!
‘De tool levert tijdsbesparing, gebruiksgemak, uniformiteit en herkenbaarheid.’
Bovenop het klaarzetten van een Teams is Teams Professor ook in staat om de IT-beheerders een handje te helpen bij het beheren van alle sites en teams. Binnen het product is een overzicht beschikbaar met alle sites en teams en kunnen teams op ‘slot’ gezet (gearchiveerd) worden. Door middel van een vervaldatum die verlengd kan worden door de eigenaren van de teams, blijven IT-beheerders in controle van de levenscyclus van een team of site.
Voordelen
- Projecten bijhouden met bijvoorbeeld een status, opleveringsdata, uitvoeringsdata etc
- Automatisch een Teams en of SharePoint site klaarzetten
– Met een vaste mappenstructuur
– En een Planner planbord met vaste taken
– Met de mogelijkheid om met externen te werken - Data synchroniseren vanuit andere systemen
– Denk hierbij aan klant en contactgegevens - Grip houden op de Teams en SharePoint sites
Conclusie
Een projectenbeheersysteem in Microsoft 365 biedt MKB en stichtingen overzicht, efficiëntie en betere samenwerking. Met tools als Power Apps, Automate, Teams en de Teams Professor worden processen geautomatiseerd, werkwijzen gestandaardiseerd en projectbeheer vereenvoudigd. Dit bespaart tijd, verhoogt uniformiteit en geeft IT-beheerders controle over teams en sites. Heb je vragen of hulp nodig? We helpen je graag!