KMS in SharePoint
“Tips & Tricks”
Ben je bezig met het implementeren of onderhouden van een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) of overweeg je dat te doen? Dit kan een grote en uitdagende klus lijken. Daarom delen wij de komende weken enkele do’s en don’ts die jou en je organisatie een stap verder kunnen helpen.
1. Bepaal je doel
Bepaal voor jezelf en de organisatie welk doel je wilt bereiken met het kwaliteitsmanagementsysteem. Wil je het gebruiken als middel voor het behalen van een certificaat, gebruik je het alleen voor het verbeteren van je bedrijf(sprocessen) of een combinatie van beide? Het doel bepaalt mede je aanpak en de middelen die je beschikbaar stelt. Als jouw organisatie zich ten doel stelt het certificaat te behalen en te behouden, kan een “lean en mean” aanpak in het begin handig zijn. Onze KMS SharePoint-module is gebaseerd op SharePoint. Dit is een handig middel voor het bereiken van (bijvoorbeeld) voorgaande doelen. Doordat sjablonen aanwezig zijn voor beleid en voor de vertaling daarvan naar de praktijk (lijsten), is een stevige basis aanwezig en kunnen snel sprongen gemaakt worden.
2. Begin klein en maak kleine stapjes
Onze ervaring leert dat je de grootste sprongen maakt door klein te beginnen en kleine stapjes te zetten. Begin met het opzetten van de basisstructuur en het voldoen aan de randvoorwaarden die je nodig hebt om het kwaliteitsmanagementsysteem tot een succes te maken. Voor de basisstructuur kun je denken aan de wijze waarop je de documentatie structureert en presenteert. Enkele voorbeelden van de toepassing hiervan:
- Gebruik de hoofdstukken uit de ISO-standaard als “kapstok”. Het voordeel hiervan is dat de documentatie eenvoudig te vinden is voor een interne en externe auditor, je snel inzichtelijk kunt maken welke onderdelen nog moeten worden uitgewerkt en je andere managementsystemen eenvoudig kunt toevoegen (een zogenoemd geïntegreerd systeem). Onze KMS SharePoint-module gebruikt deze structuur als basis.
- Koppel de documentatie aan afdelingen (bijv. Directie, HR, Sales en Marketing, Productie, etc.), processen (inkoop, verkoop, distributie), producten en diensten (afhankelijk van de organisatie) of onderwerpen (bijv. incidenten, wijzigingen, bewustwording, etc.).
Wij kunnen met je meedenken over welke structuur passend is voor je organisatie. Jij bepaalt welke structuur jij kiest.
Enkele voorbeelden van randvoorwaarden:
- Welke “tools” gebruik je voor het vastleggen en beschikbaar maken van de documentatie? Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van onze KMS SharePoint-module.
- Wie gaat de implementatie doen? Vind je dat je zelf voldoende resources (tijd en kennis) hebt of heb je externe expertise nodig?
Zodra je de basisstructuur hebt staan en aan de randvoorwaarden voldoet, kun je in lijn met een “agile” methodiek het KMS in kleine stapjes (iteratief) verbeteren. Een nulmeting kan hierbij een handig middel zijn, omdat deze inzicht geeft in de status van het KMS en welke onderdelen ontbreken of verbeterd moeten worden.
3. Bepaal de toegevoegde waarde van verbeteracties
Vraag jezelf tijdens het bepalen van verbeteracties af of deze toegevoegde waarde hebben voor jouw organisatie òf deze moeten “omdat ISO het zegt”. In het laatste geval kan het handig zijn het oppakken van de actie te heroverwegen. Mogelijk kun je andere verbeteracties bedenken die meer waarde toevoegen aan de (kwaliteit)doelstellingen en strategische richting van je organisatie. Een voorbeeld hiervan is het in kaart brengen van de context van de organisatie (Hoofdstuk 4 van ISO 9001). Een manier om invulling hieraan te geven is door het uitvoeren van een SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities en Threats). Indien je alleen de analyse uitvoert, maar niets doet met de resultaten hieruit, heeft het uitvoeren van de analyse feitelijk geen nut. Op het moment dat je op basis van de resultaten kwaliteitsdoelstellingen formuleert en deze gaat monitoren, meten (zie Hoofdstuk 9 van ISO 9001) en hierop gaat bijsturen, voegt deze verbeteractie daadwerkelijk waarde toe aan je organisatie. Onze KMS SharePoint-module maakt voorgaande mogelijk, bijvoorbeeld door het koppelen van KPI’s aan kwaliteitsdoelstellingen en van doelstellingen aan de resultaten van de SWOT-analyse in SharePoint-lijsten.
