Tips om efficiënt te vergaderen in Teams
(Deel 3)
Ondertussen werken we alweer een 1,5 jaar thuis en zien we dat vergaderen op afstand ook na de coronacrisis zal door blijven gaan. Zo hoef je nu niet meer twee uren te rijden voor een vergadering van bijvoorbeeld een half uur. Vergaderen op afstand kan veel tijd besparen en daarom geven wij van Puur ICT de komende weken tips om efficiënt te vergaderen in Teams. Hieronder volgen de laatste tips van de eerste reeks. Heb je de vorige tips gemist? Bekijk hier deel 1 en deel 2.
Vergadering opnemen
Wist jij dat je ook vergaderingen kunt opnemen? Ideaal voor vergaderingen waarin veel kennis gedeeld wordt, maar niet iedereen bij aanwezig kan zijn. Zo nemen wij bijvoorbeeld onze Webinars via een Teams vergadering op.
Na het beëindigen van de vergadering wordt de opname direct beschikbaar gesteld als Post in het Teamkanaal
Deelnemerslijst
Sinds kort is het mogelijk om een deelnemerslijst te downloaden bij de vergadering. In dit bestand staan alle leden die aanwezig waren. Tevens wordt in dit rapport ook de aanwezigheidsduur per deelnemer weergeven.
Whiteboard
Heb je een sparringsessie of een brainstormsessie? Maak dan een gebruik van de WhiteBoard app. Deze kun je handig als Tab in het team terug laten komen.
Poll
Heb je onderwerpen waarover je een mening wilt laten toetsen door de deelnemers, maak dan gebruik van Forms. Met Forms kun je snel eenvoudig een stelling of keuze voorleggen en de resultaten tijdens de vergadering delen.
Vanuit de vergader chat kun je rechtstreeks een Forms formulier aanmaken.
Ruimte
Maak gebruik van speciale Team Meeting rooms en apparaten voor deze ruimtes. Bij het opstarten van een nieuwe vergadering kun je direct al een ruimte en bijbehorend apparaat selecteren. Voor geschikt apparaten kun je site van Microsoft bezoeken. Microsoft Teams Rooms Packages and Systems | Teams-apparaten. Uiteraard kun je ook bij ons terecht voor vragen.
Wat kun je in de toekomst verwachten?
Zoals je hebt kunnen lezen was dit de derde blog omtrent efficiënt vergaderen in Microsoft Teams. De ontwikkelingen blijven echter doorgaan. Zo zal er in de toekomst een einde komen aan notuleren; door Transcriptie worden Teams vergaderingen automatisch omgezet naar geschreven tekst. Momenteel wordt dit alleen ondersteund in de Engelse taal. Wij blijven de ontwikkelingen nauwlettend in de gaten houden en komen binnenkort met een nieuwe reeks blogs omtrent Microsoft Teams.
Wil je de blogs liever toegestuurd krijgen? Laat het dan hieronder weten. :)