Wat moet je intern regelen voordat je begint met een Microsoft 365-migratie?

Voordat je begint met een Microsoft 365-migratie, moet je intern een aantal zaken stevig op orde hebben: duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, een volledig beeld van je huidige IT-omgeving, geregeld identiteitsbeheer, en vastgelegde beveiligings- en compliancevereisten. Wie dit voorwerk overslaat, loopt tijdens de migratie tegen vertragingen, beveiligingslekken of weerstand van medewerkers aan. In dit artikel doorlopen we de zes belangrijkste vragen die je jezelf moet stellen vóór de overstap.

Welke interne rollen en verantwoordelijkheden heb je nodig bij een migratie?

Een succesvolle Microsoft 365-migratie vereist minimaal drie interne rollen: een projecteigenaar met beslissingsbevoegdheid, een technisch aanspreekpunt dat de IT-omgeving kent, en een communicatieverantwoordelijke die medewerkers meeneemt in het proces. Zonder deze rollen formeel belegd te hebben, ontstaat er tijdens de uitvoering onduidelijkheid over wie wat beslist.

De projecteigenaar is doorgaans een directeur of IT-manager die de migratie bestuurlijk draagt en knopen doorhakt als er keuzes gemaakt moeten worden. Het technisch aanspreekpunt kent de bestaande infrastructuur van binnen en van buiten, en fungeert als brug tussen de organisatie en de uitvoerende partij. De communicatieverantwoordelijke zorgt ervoor dat medewerkers tijdig weten wat er gaat veranderen en waarom.

Afhankelijk van de omvang van je organisatie kan één persoon meerdere rollen vervullen, maar wees eerlijk over de beschikbare tijd. Een migratie vraagt gedurende weken tot maanden aandacht naast het dagelijkse werk. Leg de rolverdeling vast in een kort projectdocument, zodat iedereen weet waar hij of zij verantwoordelijk voor is.

Hoe breng je je huidige IT-omgeving in kaart vóór de overstap?

Breng vóór de Microsoft 365-migratie in kaart welke applicaties, gegevensstromen en gebruikersaccounts er actief zijn in je huidige omgeving. Dit omvat een inventarisatie van mailboxen, gedeelde schijven, legacy-applicaties die afhankelijk zijn van on-premises servers, en eventuele koppelingen met externe systemen. Zonder dit overzicht weet je niet wat je meeneemt, wat je achterlaat, en wat je opnieuw moet inrichten.

Maak een lijst van alle actieve gebruikers en hun huidige rechten. Noteer welke data gemigreerd moet worden en welke data gearchiveerd of verwijderd kan worden. Dit is ook het moment om te beoordelen of je organisatie klaar is voor een moderne werkplekoplossing waarbij medewerkers op elk apparaat en elke locatie kunnen werken.

Let ook op afhankelijkheden: applicaties die rechtstreeks communiceren met je mailserver of bestandsserver werken mogelijk niet zonder aanpassingen in een cloudomgeving. Identificeer deze afhankelijkheden vroeg, zodat je er rekening mee kunt houden in de planning en geen verrassingen tegenkomt op de dag van de overstap.

Wat moet er geregeld zijn rondom identiteitsbeheer en toegangsrechten?

Identiteitsbeheer is de fundering van een Microsoft 365-implementatie. Vóór de migratie moet je bepalen hoe gebruikersidentiteiten worden beheerd: via Azure Active Directory (nu Entra ID), in combinatie met een on-premises Active Directory, of volledig in de cloud. Daarnaast moeten toegangsrechten opgeschoond en opnieuw ingericht worden op basis van het principe van minimale toegang.

Controleer welke accounts nog actief zijn van medewerkers die al lang uit dienst zijn. Dit soort slapende accounts vormt een serieus beveiligingsrisico. Bepaal ook welke medewerkers welke licenties nodig hebben, want niet iedereen heeft dezelfde functionaliteiten nodig binnen Microsoft 365.

Zorg dat multifactorauthenticatie (MFA) standaard wordt ingeschakeld voor alle gebruikers. Dit is een basisvereiste voor veilig gebruik van cloudoplossingen en een maatregel die je al vóór de migratie kunt plannen en communiceren. Goed identiteitsbeheer voorkomt later veel gedoe bij het toewijzen van rechten en het oplossen van toegangsproblemen.

Hoe zorg je voor draagvlak en communicatie binnen de organisatie?

Draagvlak voor een Microsoft 365-migratie creëer je door vroeg en helder te communiceren: wat gaat er veranderen, wanneer, en wat betekent dat voor de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers. Organisaties die dit onderschatten, merken na de migratie dat medewerkers de nieuwe tools mijden of verkeerd gebruiken, wat de beoogde voordelen tenietdoet.

Betrek sleutelfiguren uit verschillende afdelingen al in de voorbereidingsfase. Zij fungeren als ambassadeurs en kunnen collega’s helpen bij de overgang. Stel een communicatieplan op met minimaal drie momenten: een aankondiging ruim van tevoren, een update vlak voor de migratie, en een nazorgbericht na de overstap.

Vergeet ook de praktische kant niet: plan korte trainingen of instructievideo’s voor de meest gebruikte functionaliteiten, zoals Teams, OneDrive en de nieuwe mailomgeving. Medewerkers die weten wat ze kunnen verwachten, stappen sneller en zelfverzekerder over op een nieuwe werkwijze.

Welke beveiligings- en compliancevereisten moet je vooraf vastleggen?

Vóór de Microsoft 365-overstap moet je vastleggen welke beveiligingseisen en wettelijke verplichtingen gelden voor jouw organisatie. Denk aan de AVG, sectorspecifieke regelgeving, en interne beleidsregels rondom gegevensopslag en toegangsbeheer. Wie dit niet vooraf regelt, loopt het risico een omgeving in te richten die achteraf niet voldoet aan de geldende normen.

Stel op basis van deze vereisten een basisbeveiligingsprofiel op voor de nieuwe omgeving. Dat profiel bepaalt onder andere welke data wel en niet in de cloud mag worden opgeslagen, hoe lang data bewaard wordt, en wie toegang heeft tot gevoelige informatie. Meer informatie over hoe je dit concreet inricht, vind je op de pagina over security binnen Microsoft 365.

Leg ook vast wie binnen de organisatie verantwoordelijk is voor het monitoren van beveiligingsincidenten na de migratie. Microsoft 365 biedt uitgebreide mogelijkheden voor logging en rapportage, maar die werken alleen als er iemand is die de signalen oppakt en opvolgt.

Wanneer is het slim om een externe partner in te schakelen voor de migratie?

Het is slim om een externe partner in te schakelen wanneer de interne IT-capaciteit beperkt is, de omgeving complex is, of wanneer er geen ervaring is met cloudmigraties. Een ervaren partner voorkomt veelgemaakte fouten, versnelt de uitvoering en neemt de technische risico’s weg die bij een eerste migratie onvermijdelijk opduiken. Voor organisaties met 100 tot 600 werkplekken is dit vrijwel altijd een verstandige keuze.

Een externe partner voegt ook waarde toe in de voorbereiding: het in kaart brengen van de omgeving, het opstellen van een migratieplan en het begeleiden van medewerkers zijn taken die veel tijd kosten en specifieke kennis vragen. Via ICT-beheer en ondersteuning kun je deze taken volledig uitbesteden aan een partij die dit dagelijks doet.

Kies een partner die niet alleen de technische migratie uitvoert, maar ook begeleiding biedt bij adoptie en gebruik. Een omgeving die technisch perfect is ingericht maar niet wordt benut, levert geen rendement op. De combinatie van implementatie, beheer en adoptie in één hand maakt het verschil tussen een geslaagde overstap en een gemiste kans.

Hoe Puur ICT helpt met jouw Microsoft 365-migratie

Wij begeleiden organisaties van A tot Z bij de voorbereiding en uitvoering van hun Microsoft 365-migratie. Dat betekent dat we niet alleen de technische kant regelen, maar ook zorgen dat jouw organisatie intern klaar is voor de overstap. Concreet helpen we met:

• Een volledige inventarisatie van je huidige IT-omgeving en datastructuur
• Het inrichten van identiteitsbeheer, toegangsrechten en MFA
• Het opstellen van een beveiligings- en complianceprofiel dat past bij jouw sector
• Communicatie- en adoptietrajecten zodat medewerkers de nieuwe tools daadwerkelijk gaan gebruiken
• Doorlopend beheer en ondersteuning na de migratie, via de Puur Moderne Werkplek

We werken met een team van ruim 40 gecertificeerde Microsoft-specialisten en spreken graag in begrijpelijke taal, zonder onnodig technisch jargon. Wil je weten wat er intern geregeld moet worden voor jouw specifieke situatie? Neem contact op met Puur ICT voor een vrijblijvend gesprek, en we denken graag met je mee over de beste aanpak.

Gerelateerde artikelen

• Wat bespaar je aan IT-kosten door te kiezen voor een cloudwerkplek via Microsoft 365?
• Hoe verloopt de samenwerking met een Microsoft 365-partner?
• Hoe weet ik of mijn bedrijfsnetwerk en systemen goed beveiligd zijn tegen een cyberaanval?
• Geldt NIS2 ook voor organisaties die niet direct in scope vallen?
• Hoe ziet een Microsoft 365-migratietraject eruit van begin tot livegang?