SharePoint beter inzetten binnen je M365-omgeving
Van documentopslag naar kennisplatform
Voor veel organisaties is SharePoint nog steeds vooral “de plek waar documenten staan”. Handig, maar daarmee benut je slechts een klein deel van wat SharePoint binnen Microsoft 365 daadwerkelijk kan zijn.
In de afgelopen jaren is SharePoint uitgegroeid tot het fundament onder samenwerken, kennisdeling en informatiebeheer en met de opkomst van AI wordt die rol alleen maar belangrijker.
In deze blog lees je hoe je SharePoint beter kan inzetten binnen je M365-omgeving, waarom structuur en eigenaarschap essentieel zijn en hoe SharePoint steeds meer verschuift van opslag naar kennisplatform binnen jouw Microsoft 365-omgeving.
SharePoint is meer dan een documentbibliotheek
Binnen Microsoft 365 is SharePoint het platform voor:
Hoewel veel gebruikers SharePoint vooral kennen als documentopslag, vormt het in werkelijkheid de centrale laag voor gedeelde informatie en content. Documenten, pagina’s, nieuws, metadata en zelfs Teams-bestanden komen hier samen. Juist daarom is SharePoint cruciaal voor overzicht, vindbaarheid, rechten en grip op informatie.
Zie SharePoint niet als losse tool, maar als de basis van je Microsoft 365-omgeving.
Waarom SharePoint juist nu extra relevant is
Er zijn twee duidelijke redenen waarom SharePoint vandaag belangrijker is dan ooit.
1. De strategische koers van Microsoft
Microsoft positioneert SharePoint steeds nadrukkelijker als kennisplatform. Niet langer alleen als DMS (Document Management Systeem), maar als contextlaag waarin informatie betekenis krijgt. Microsoft koppelt SharePoint direct aan Copilot en AI-agents, waardoor content actief wordt gebruikt om vragen te beantwoorden, sites te verbeteren en kennis te ontsluiten.
2. AI maakt structuur belangrijker
AI werkt alleen goed als de onderliggende informatie klopt. Wanneer content rommelig, verouderd en slecht gestructureerd is, dan krijg je ook mindere AI-resultaten.
Metadata, duidelijke sitestructuren en actief beheer vormen daarom de brandstof voor Copilot en toekomstige AI-functionaliteiten.
De 5 bouwstenen voor een sterke SharePoint-site
Om SharePoint beter in te zetten binnen je M365-omgeving kun je bij het ontwerpen of herinrichten van SharePoint-sites letten op vijf fundamentele bouwstenen.
1. Het doel van de site
Waarom bestaat deze site? Is het voor samenwerking? Kennisdeling? Communicatie? Of beleid en richtlijnen?
2. Structuur van Informatie
Hoe orden je documenten, pagina’s en navigatie logisch?
Denk ook na over versiebeheer. Meerdere documenten met “v1, v2, v10” zijn meestal een teken dat structuur ontbreekt.
3. Eigenaarschap en Rechten
Wie is verantwoordelijk voor inhoud, actualiteit, rechten en opruimen?
Zonder duidelijke eigenaar verandert een site langzaam in een digitaal archief waar niemand meer naar kijkt en waar niemand durft op te ruimen.
4. Vindbaarheid & gebruiksgemak
Gebruikers willen 1) snel vinden wat zij nodig hebben, 2) niet door tien mappen klikken en 3) logisch opgebouwde pagina’s en navigatie.
Een document dat iemand wekelijks nodig heeft, hoort direct zichtbaar te zijn.
5. Beheer & Actualiteit
Blijft de site ook op langere termijn bruikbaar en actueel? Wordt verouderde informatie opgeschoond? Is duidelijk wanneer een site afgesloten mag worden?
Ontbreekt één van deze bouwstenen, dan ontstaan versnippering, wantrouwen in de omgeving en afwijkend gedrag (OneDrive, lokale schijven, chats).
SharePoint in relatie tot Teams en OneDrive
Binnen Microsoft 365 heeft elke tool zijn eigen rol:
OneDrive → persoonlijk werken
Teams → dagelijkse samenwerking en communicatie
SharePoint → gedeelde informatie en structurele conten
Belangrijk om te weten:
Documenten in Teams staan technisch altijd in SharePoint.
Als SharePoint slecht is ingericht, ga je dat in Teams ook merken: versnipperde bestanden, onduidelijke rechten en wildgroei aan chats. Een goed ingerichte SharePoint-structuur voorkomt dat Teams een onbeheerbare documentenverzamelplaats wordt.
Conclusie: bewust inzetten loont
SharePoint is allang geen “documentenplek” meer. Het is het fundament van Microsoft 365, een kennisplatform en de basis voor AI, Copilot en agents. Slim gebruik vraagt dan ook om:
- duidelijke keuzes
- structuur
- eigenaarschap
- en actief beheer
Juist nu is het hét moment om SharePoint beter in te zetten binnen je M365-omgeving.
Heb je vragen over dit onderwerp? We helpen je graag!
Veelgestelde vragen uit het webinar (en de eerlijke antwoorden)
Heeft iedereen een Copilot-licentie nodig om AI-functies in SharePoint te gebruiken?
Op dit moment zijn de geavanceerde AI-functionaliteiten gekoppeld aan gebruikers met een Copilot-licentie. Het is aannemelijk dat Microsoft dit in de toekomst breder beschikbaar maakt, maar nu geldt: alleen gebruikers met de juiste licentie zien deze functies.
SharePoint wordt nauwelijks bezocht omdat iedereen in Teams werkt. Is dat een probleem?
Niet per se. Teams is de gebruikersinterface, SharePoint is de onderliggende structuur. Ook als gebruikers niet “bewust” naar SharePoint gaan, blijft een goede inrichting cruciaal voor beheer, vindbaarheid en toekomstbestendigheid.
Hoe voorkom je dat SharePoint verwatert in een Teams-organisatie?
Door SharePoint altijd logisch in te richten:
- Duidelijke rechten
- Consistente structuur
- Goed beheer
Ook als gebruikers alleen via Teams werken, profiteert de hele omgeving hiervan.
Moet elke organisatie een uitgebreid intranet bouwen?
Nee. Het gaat niet om een groot intranet, maar om heldere keuzes:
- Waar hoort informatie thuis?
- Wie beheert het?
- Wanneer is iets klaar of overbodig?